Haal meer rendement uit uw telefoonsysteem en verlaag uw communicatiekosten

Hoe effectief is uw telefoonsysteem? Hoe lang moeten uw klanten wachten op beantwoording? Hoeveel omzet mist u door onbeantwoorde oproepen? Waarom zijn de telefoonkosten zo hoog? Vragen die niet direct zijn te beantwoorden.

aiOffice Call Management geeft u antwoord op deze vragen. Investeren in aiOffice Call Management is daarom zeer effectief. Met aiOffice beschikt u over een zeer gebruiksvriendelijke Call Management applicatie waarmee u de telefonische bereikbaarheid en de communicatiekosten van uw organisatie in beeld brengt. aiOffice is te koppelen met welhaast elke telefooninstallatie.

Kostenregistratie
aiOffice registreert alle in- en uitgaande gesprekken. Bij uitgaande gesprekken worden de gesprekskosten berekend aan de hand van het gekozen telefoonnummer, de gespreksduur en de aiOffice tariefstabel.

Bereikbaarheid
De telefonische bereikbaarheid van organisaties, afdelingen en individuele personen is altijd een punt van aandacht. aiOffice beschikt over alle mogelijkheden om de bereikbaarheid duidelijk in kaart te brengen. Deze informatie is zowel in de vorm van tabellen als in de vorm van duidelijke grafieken beschikbaar. Met aiOffice kunt u eenvoudig het drukste moment van de dag bepalen. aiOffice berekent eveneens het aantal benodigde telefoonlijnen, zodat u kunt bepalen of uw organisatie beschikt over te weinig of te veel telefoonlijnen.

Telefoonfraude
De telefoonnota kan flink oplopen als er wordt gebeld met 0900 nummers of verre bestemmingen. Met aiOffice krijgt u grip op dit soort gesprekken. aiOffice controleert het uitgaande telefoonverkeer en alarmeert bij afwijkende telefoonnummers, gespreksduur of tijdstip.

Live monitoring
Met de functie “active reporting” heeft u direct zicht op het actuele telefoonaanbod. Hierdoor kunt u de telefoonbezetting van uw organisatie of afdeling aanpassen op basis van de actuele situatie. Hierdoor wordt het aantal gemiste oproepen beperkt en de klantenservice verbeterd.

Web rapportage
aiOffice beschikt over een geïntegreerde web server, zodat rapporten direct vanaf de werkplek Pc via een browser kunnen worden geraadpleegd. Zo kunnen medewerkers direct vanaf de werkplek hun eigen gesprekshistorie raadplegen. Welke informatie voor wie beschikbaar is, is doormiddel van toegangsrechten bepaald.

Automatische rapportage
Binnen een organisatie heeft elke afdeling zijn eigen informatiebehoefte en rapportage interval. Met aiOffice kunt u de rapportage vergaand automatiseren en rapporten per e-mail in PDF formaat distribueren.

Meerdere vestigingen
aiOffice kan worden ingezet als centrale call management applicatie waarbij meerdere telefoonsystemen via een netwerk worden aangesloten. Hierbij is het mogelijk om systemen van verschillende merken met aiOffice te koppelen. aiOffice kan zowel op basis van TCP/IP of een seriële verbinding met uw telefooninstallatie worden gekoppeld.